BAB I
PENDAHULUAN
A . LATAR BELAKANG MASALAH.
Sistem pengolahan data siswa, guru dan kegiatan sekolah lainnya merupakan fungsi utama dalam suatu kegiatan administrasi. Memberikan layanan informasi baik untuk pihak yang ada di instansi tersebut maupun pihak lain yang berhubungan dan membutuhkan pada instansi tersebut. Pengolahan administrasi yang dilakukan secara manual banyak sekali kelemahan antara lain menyita waktu dan lambat dalam proses penyampaianya, maka seiring dengan kemajuan tekhnologi terutama tekhnologi informasi dimana internet tercakup didalamnya dirasakan sangat perlu dan mendesak untuk merubah pengelolaan data secara manual ke arah pengelolaan digital sehingga menghasilkan pengelolaan yang baik dan diolah sedemikian rupa sehingga dapat menghasilkan informasi yang tepat, cepat, dan akurat.
Komputer sebagai mesin pengolah data atau fakta untuk menjadi sebuah informasi merupakan sarana dan prasarana untuk mengaflikasikan semua tuntutan akan kebutuhan akses layanan cepat akurat dan efisien.
B. PERUMUSAN MASALAH
Berdasarkan uraian diatas maka dapat dirumuskan pokok permasalahan yang dihadapi oleh pengelola dan pelaksana keadministrasian di sekolah yaitu kurang efisiennya pengolahan data siswa, pengolahan data guru, karyawan, sarana prasaran dan Keuangan yang masih bersifat manual. Belum optimalnya pemanfaatan sarana komputer dalam kegiatan pengolahan data menyebabkan kegiatan operasional yang ada cenderung kurang efektif dan efisien terhadap waktu sehingga berpengaruh pada proses pengambilan keputusan juga pengendalian serta pengelolaan menjadi sulit.
C. BATASAN MASALAH
Berdasarkan permasalahan yang ada, maka penulis membatasi lingkup permasalahan pengolahan data yang meliputi :
Pengolahan data Persuratan
Pengolahan data siswa.
Pengolahan data Guru dan karyawan
Pengolahan data sarana dan prasarana
Pengolahan data Keuangan
D. MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud dan tujuan penulisan makalah antara lain :
1. Mengembangkan ilmu pengetahuan sesuai bidang petugas Tata Usaha disamping menguasai teori juga mempunyai keterampilan dalam menyusun administrasi secara on-line
2. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pada system informasi pengolahan data administrasi sekolah.
3. Agar petugas Tata Usaha mampu membuat dan menyusun suatu aplikasi pemrograman yang berkaitan dengan pengolahan data.
4. Sebagai bahan pertimbangan instansi dalam meningkatkan kinerja sehingga mencapai tujuan atau hasil yang optimal.
BAB II
DASAR TEORI
ADMINISTRASI BERBASIS TEHNOLOGI
Administrasi Berbasis tehnologi adalah suatu bentuk administrasi yang memanfaatkan pasilitas internet sehingga semua aktifitas administrasi dapat diakses atau diterima dimana saja dan kapan saja. Hal ini sangat penting mengingat yang membutuhkan layanan administrasi tidak selamanya ada ditempat atau lokasi yang dekat dengan sumber informasi tersebut. Administrasi berbasis tehnologi adalah bentuk pelayanan paripurna kepada peminat akses data, baik insternal maupun eksternal dari sebuah institusi. apalagi data tentang perkembangan siswa. Bagi para orang tua ditengah kesibukannya untuk melihat perkembangan anaknya di sekolah tidak selamanya harus datang ke sekolah, bagi para penyelenggara pendidikan juga tidak selamanya harus mengundang orang tua siswa untuk membicarakan kemajuan putra-putrinya di sekolah, tapi tentu saja untuk membatasi norma-norma yang berlaku dalam melakukan atau mendapat akses tersebut harus memiliki kode akses tersendiri untuk menjaga privacynya. Dengan administrasi secara on-line ini setiap perkembangan dapat segera di up load untuk bisa di access para pengguna atau peminat data dari instansi tersebut.
BAB III
PENGOLAHAN DATA BERBASIS TEHNOLOGI INFORMASI
A. KONSEP DASAR INFORMASI
Informasi memiliki peran penting dalam suatu sistem. Informasi dapat didefinisikan sebagai suatu data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari sebuah informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata adalah berupa objek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.
Informasi sangat dibutuhkan namun harus memenuhi kriterian sebagai berikut :
1. Akurat
informasi yang disajikan terbebas dari kesalahan-kesalahan,tidak menyesatkan maupun yang membingungkan bagi pengguna informasi.
2. Relevan
informasi yang disajikan dapat menyesuaikan terhadap tuntunan dari kainginan pengguna informasi..
3. Tepat waktu
informasi yang disampaikan tidak mengalami keterlambatan tidak usang bagi pengguna informasi.
4. Jelas
informasi yang disajikan dapat diterima dengan baik oleh pengguna informasi.
5. Lengkap
informasi yang disajikan dapat memenuhi seluruh kebutuhan maupun keinginan pengguna informasi.
B. ADMINISTRASI PERSURATAN.
Pelaksanaan administrasi ini tidak akan lepas dari system informasi dimana perangkat lunak yang diperlukan termasuk didalamnya dan terus berkembang seiring dengan kemajuan tekhnologi dan tuntutan masyarakat penggunanya. Penguasaan tekhnologi menjadi persyaratan mutlak untuk dapat mengusai permindahan sistem manual ke sistem digital tentu saja dalam hal ini perwujudan hierarki komputer yaitu Hardware, Software dan brainware harus terpenuhi, dalam artian harus ada hubungan yang baik antara sarana prasarana dan pengelola keadministrasian.
Pengolahan Data Persuratan dengan menggunakan Tehnologi Informasi ( Komputer ) sangat membantu meringankan pekerjaan Tata Usaha di sekolah karena dengan menggunakan Tehnologi Komputer perkerjaan akan lebih cepat dan akurat. Saat ini di sekolah yang sering digunakan adalah Mail Merge dimana kita dapat melakukan pengetikan surat dapat kita alamatkan ke beberapa orang cukup dengan sekali pengetikan misalnya : surat panggilan orang tua siswa, surat tugas guru/pegawai dan lain sebaginya. Selain itu dengan tehnologi komputer sekolah khususnya Tata Usaha dapat mengirim surat/data dengan tidak perlu transportasi lagi cukup dengan menggunakan Internet yang dikenal dengan menggunakan E-mail.
C. ADMINISTRASI KESISWAAN
Dalam administrasi kesiswaan yang harus dilaksanakan adalah pembuat daftar Nilai siswa, Daftar 8355 atau III.a diman di dalamnya mencakup biodata siswa yatu nama siswa nomor induk siswa, tempat tanggal lahir, agama, nama orang tua, alamat siswa bahkan sampai nomor Ijazah setingkat lebih rendah harus dicantumkan, apabila pekerjaan ini dilakukan dengan manual tentu saja memerlukan waktu yang tidak sebentar, apalagi kalau kita sudah mengolah nilai siswa untuk menghitung nilai tertinggi, nilai terendah, nilai rata – rata dan mengurutkan nilai tertinggi ke nilai terendah kesemuanya itu kita sudah harus menggunakan rumus/logika sehingga pekerjaan akan lebih cepat, tepat dan akurat dalam penghitungannya asalkan rumus/logika benar. Oleh sebab itu seorang pegawai yang mengurus kesiswaan harus menguasai tehnologi informasi khususnya dalam penghitungan nilai.
D. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
Untuk administrasi kepegawaian ini yang selalu dilakukan adalah pembuatan data guru dan pegawai penyusunan DUK, Penghitungan angka kredit bagi PNS, pembaian tugas guru/pegawai pembuatan jadwal dan lain sebaginya. apabila kita sudah menggunakan perangkat komputer setiap tahunnya kita tinggal edit data jadi tidak perlu mengetik ulang seperti apabila kita belum menggunakan tehnologi komputer, inilah salah satu keuntungan apabila kita sudah menggunakan tehnologi komputer, tentu pekerjaan kita menjadi ringan, dan pekerjaan cepat dapat diselesaikan dengan waktu yang ditentukan.
E. ADMINISTRASI SARANA PRASARANA
Dalam pelaksanaan bagian inventaris barang atau sarana porasarana sekolah tenu saja memerlukan data yang tepat dan akurat karena menyanggkut barang milik pemerintah yang harus selalu dipertanggungjawabkan, untuk menangani masalah sarana dan prasarana di sekolah sangatlah diperlukan tehnologi khususnya komputer untuk mencatat atau mendata barang inventaris. Guna laporan bulanan ataupun laporan setiap tahun keadaan barang inventaris ini sangatlah perlu di data dalam komputer untuk memudahkan pembuatan laporan tersebut, jadi dengan adanya sistem komputerisasi data khususnya inventaris seorang petugas/pegawai yang menangani masalah inventaris/sarana prasarana sekolah akan mudah melakukan pembuatan laporan tentang keadaan inventaris atau sarana prasarana yang ada di sekolah.
F. ADMINISTRASI KEUANGAN
Administrasi keuangan mencakup pembuatan RAPBS, daftar gaji/honor, sebagai seorang bendaharawan tentu saja sangat membutuhkan suatu tehnologi khususnya komputer untuk kegiatan pembuatan daftar gaji/honor, karena dengan tehnologi komputer seorang bendaharawan cukup membuat format gaji satu kali dan setiap bulannya tinggal mengedit/ membetulkan yang salah apabila perlu ada perbaikan begitu juga dengan penyusunan RAPBS setiap tahun tinggal buka file dan memperbaiki yang perlu diperbaiki, dalam pembuatan daftar gaji/penyusunan RAPBS tidak perlu lagi menggunakan kalkulator sebagaimana sebelum ada tehnologi komputer yang sangat canggih dalam hal hitung mrnghitung, tinggal seorang bendaharawan atau yang ditugaskan untuk membuat Daftar gaji menggunakan rumus matematika ataupun rumus logika, karena dengan menggunakan rumus matematika atau logika akan lebih mudah dan pasti benar asalkan rumusnya benar.
H. PERANGKAT YANG DIPERLUKAN
Untuk merancang dan menjalankan aplikasi program administrasi berbasis tehnologi diperlukan sistem perangkat keras berupa seperangkat komputer dengan system operasi dan software yang memadai yaitu komputer P IV, Sistem Operasi yang digunakan adalah Windows Xp, jaringan internet.
BAB IV
KESIMPULAN
A. KESIMPULAN
Kebutuhan pelaksanaan Administrasi on-line sangatlah perlu mengingat perkembangan jaman dan kemajuan teknologi ini sudah tidak dapat diimbangi dengan cara-cara konvensional atau cara manual dengan catatan dalam pelaksanaanya pengelola administrasi atau SDM harus memahami teknologi, memiliki pamahaman yang handal dalam megusai software data base, menguasai teknik jaringan dan teknik-teknik lainnya yang dapat mengusung terlaksananya administrasi secara on-line.
B. SARAN
Pelatihan-pelatihan ke administrasian agar dilangsungkan secara berkala berkelanjutan sehingga dihasilkan SDM yang benar-benar siap menghadapi perkembangan tehnologi yang serba cepat ini.
DAFTAR PUSTAKA
Modul 2 KKPI, Mengidentifikasi dan pengoperasikan komputer personal
Modul 7 KKPI, Mengoperasikan perangkat lunak basis data
Tidak ada komentar:
Posting Komentar